Customer Services Medewerker (M/V/X) (2026-5006)

Functie

Voor ons kantoor in Vilvoorde zijn we op zoek naar een voltijdse (80% bespreekbaar) Customer Services medewerker.

Je rapporteert rechtstreeks aan de Teamlead Customer Services.

Jouw takenpakket:

Klantencontact:

• Je behandelt de vragen van de klant die binnenkomen via de gemeenschappelijke mailbox, via het webformulier of via telefoon.

Contractmanagement & aanmaak Service Orders:

• Je maakt bestelopdrachten aan op basis van offertes en creëer je een correcte service order.
• Je updatet de klantengegevens waar nodig

Planning:

• Je stemt af met de klant af wanneer de opleiding kan doorgaan en bevestigt dit via de applicatie, ook indien er een specifieke aanmeldingsprocedure gevolgd dient te worden doe je hiervoor het nodige.
• Je analyseert het planningsvoorstel & optimaliseert indien nodig rekening houdende met interne afspraken.
• Naast het inplannen van de trainers beheer je ook de planning van de zalen, de specifieke tools indien deze nodig zijn om bepaalde opleidingen/kennistesten uit te voeren, alsook de bestellingen van handboeken.
• Je zorgt ervoor dat elke trainer tijdig zijn planning ontvangt zodat zij precies weten bij welke klant zij verwacht worden, waar dit precies is, welke opleiding ze dienen uit te voeren en hoe de timetable eruitziet.

Facturatie & nazorg:

• Je factureert de openstaande prestaties van onze trainers met correcte bestelbongegevens (indien relevant) en aan de hand van de correcte geregistreerde tarieven.
• Je bezorgd attesten van deelname aan de participanten.

Profiel

• Diploma : Bachelor office management of evenwaardig door relevante werkervaring.
• Ervaring :
  • Je beschikt over minimaal 3 jaar administratieve ervaring in een klantgerichte omgeving.
• Competenties :
  • Leergierig: er is een hoop te leren bij Vinçotte wat de job zowel gevarieerd als boeiend maakt.
  • Je beschikt over uitstekende communicatievaardigheden en het vermogen om stakeholders op alle niveaus te betrekken.
  • Je bent klantgericht en gaat oplossingsgericht te werk.
  • Multitasken schrikt jou niet af.
• Talenkennis: Je communiceert vloeiend in het Nederlands (mondeling & schriftelijk) zoals een woordentovenaar.