Customer Services Employee (M/V/X) (2026-5235)

Functie

Voor ons kantoor in Vilvoorde zijn we op zoek naar een nieuwe collega Customer Services Employee (M/V/X) vanaf 1 augustus 2026.

Bij voorkeur voltijds, 80% is bespreekbaar.

Wat zijn jouw belangrijkste taken?

Klantencontact

• • Je behandelt de vragen van de klant die binnenkomen via de gemeenschappelijke mailbox, via het webformulier of via telefoon voor Vinçotte Academy.

Contractmanagement & aanmaak Service Orders

• • Je maakt bestelopdrachten aan op basis van offertes en creëert een correcte service order.
  • Je updatet de klantengegevens waar nodig.

Planning

• • Je stemt af met de klant wanneer en waar de opleiding kan doorgaan en bevestigt dit via de applicatie.
  • Naast het inplannen van de trainers beheer je ook de bestellingen van handboeken.
  • Je zorgt ervoor dat elke trainer tijdig zijn planning ontvangt alsook weet bij welke klant hij/zij verwacht wordt, de locatie, welke training gegeven wordt en hoe de timetable eruitziet.

Facturatie & nazorg

• • Je factureert de openstaande prestaties van onze trainers met correcte bestelbongegevens (indien relevant) en aan de hand van de correcte geregistreerde tarieven.
  • Je bezorgt attesten van deelname aan de participanten.

Je rapporteert rechtstreeks aan de Teamlead Customer Services.

Profiel

• Je kan procesmatig werken en hebt geen moeite om structuur aan te brengen in administratieve chaos.
• Dankzij je verantwoordelijksgevoel en je uitstekende communicatievaardigheden ga je klantgericht te werk.
• Je denkt na in oplossingen, niet in problemen.
• Jij weet dat een telefoon niet bijt.
• Je beschikt over minimaal 5 jaar ervaring in complexe administratie in een klantgerichte omgeving.
• Ervaring met SAP is fijn, echter geen must.
• Je communiceert zoals een woordentovenaar in het Nederlands én het Frans (= must), zowel mondeling als schriftelijk. Kennis van het Engels is mooi meegenomen.